GESTÃO DOCUMENTAL COMO APORTE PARA A PRESERVAÇÃO DA HISTÓRIA E DA MEMÓRIA NA ERA DIGITAL: ESTUDO DE CASO DESENVOLVIDO NO INSTITUTO FEDERAL BAIANO

Resumo

Este artigo tem como objeto a análise da Preservação da História e Memória contida nos Documentos no Instituto Federal Baiano (IF Baiano). Tem como problema de pesquisa a criação indiscriminada dos documentos e falta de padronização e normatização dos procedimentos para preservação dos documentos. O objetivo do trabalho consiste em propor a criação de uma estrutura capaz de gerenciar, integralizar e definir Políticas Arquivísticas, considerando os ditames da Era Digital, para a preservação da Informação a longo prazo. O percurso metodológico se iniciou por um Estudo Exploratório, contemplando análise bibliográfica e documental, que possibilitou a construção do arcabouço teórico para a pesquisa. Foi empregada abordagem quantitativa e qualitativa para a realização da análise dos dados. O universo da pesquisa foi constituído por 32 servidores do Instituto, divididos em três grupos: servidores que realizam atividades em setores de Protocolo, Arquivo Administrativo e Arquivo Acadêmico, e, para cada um desses grupos foi elaborado um questionário diferenciado e aplicado via e-mail. Os resultados da pesquisa indicam que a maioria dos servidores que realizam as atividades relacionadas a Arquivo e Protocolo não são profissionais especializados na área, nem possuem formação básica em Gestão de Documentos. Além disso, o Instituto não possui setores com estrutura física e equipamentos que possibilitem a realização correta dessas atividades. Com a realização da pesquisa, foi possível a análise da realidade da Instituição e a elaboração do Projeto de implantação de Softwares Livres, para a Gestão e Preservação dos Documentos Digitais.